selfdesk
Abrechnung & Zahlung
Aufgabe

Lexware Office verbinden

Stellst du die Abrechnungsmethode auf Lexware Office um, entstehen die Rechnungen des Monatslaufs direkt in deiner Buchhaltung statt in Selfdesk.

Es gibt zwei Abrechnungsmethoden. Bei Selfdesk erzeugt Selfdesk Nummer und PDF. Bei Lexware Office legt derselbe Monatslauf die Rechnung in deiner Buchhaltung an, holt die Nummer und das PDF von dort und zeigt sie deinen Mitgliedern wie jede andere. Die Positionen rechnet Selfdesk in beiden Fällen aus, damit die beiden Systeme nicht über den Betrag streiten können.

Du brauchst einen API-Schlüssel aus deinem Konto bei Lexware Office. Die Karte zur Verbindung erscheint erst, wenn die Abrechnungsmethode auf Lexware Office steht.

In der App

  1. Öffne Abrechnung in der Verwaltung.
  2. Tippe unter Abrechnungsmethode auf die Kachel Lexware Office mit Deutsche Buchhaltung, bestätige Abrechnungsmethode wechseln? und sichere unten mit Änderungen speichern.
    Abrechnung mit den beiden Kacheln Selfdesk und Lexware Office
    Abrechnung mit den beiden Kacheln Selfdesk und Lexware Office
  3. Trag in der Karte Lexware Office den API-Schlüssel ein.
  4. Tippe Verbindung testen. Danach steht oben Verbunden.
  5. Tippe Kontakte synchronisieren, damit deine Mitglieder als Kunden angelegt werden.
  6. Unter Letzte Syncs siehst du jeden Lauf. Fehlgeschlagen (…) klappt die Gründe auf.

Im Web

  1. Öffne Abrechnung in den Einstellungen.
  2. Wähle unter Rechnungsmethode die Kachel für Lexware Office mit Buchhaltungs-Sync und bestätige Rechnungsmethode wechseln?.
  3. Trag in der Integrationskarte darunter den API-Schlüssel ein.
  4. Klicke Verbindung testen.
  5. Klicke Kontakte synchronisieren.
  6. Unter Letzte Sync-Aktivität siehst du jeden Lauf und die Fehlgeschlagen (…) mit Grund.

Was dabei gilt

  • Eine Rechnung wird nicht zweimal gesendet. Existiert für Mitglied, Monat und Art schon eine Rechnung, weist der Lauf sie ab. Eine finalisierte Rechnung bei einem echten Kunden lässt sich nicht zurücknehmen.
  • Der Kontaktabgleich läuft nur über Änderungen. Ein zweiter Klick ohne Änderung ruft Lexware Office nicht an und meldet, dass alles aktuell ist.
  • Ein Mitglied bekommt nie zwei Kontakte. Vor dem Anlegen sucht Selfdesk nach der Mailadresse und übernimmt einen eindeutigen Treffer. Passen mehrere, wird die Adresse als fehlgeschlagen gemeldet, und du verknüpfst sie von Hand über die Kundennummer.
  • Was du in Lexware Office pflegst, bleibt erhalten. Ein Abgleich schreibt nur Kunde, Rechnungsadresse und Mailadresse; Telefonnummern und Notizen bleiben stehen.
  • Ohne Rechnungsadresse keine Rechnung. Fehlt sie, bricht die Erzeugung für dieses Mitglied vorher ab. Das Mitglied trägt sie in seinem Profil nach.
  • Es gibt keinen Entwurfsmodus. Rechnungen gehen finalisiert raus. Die Kontrolle findet vorher statt. Siehe Rechnung vor dem Versand prüfen.
  • Jeder Lauf schreibt einen Protokolleintrag, aber nur, wenn wirklich mit Lexware Office gesprochen wurde. Rechnet Selfdesk selbst ab, steht dort nichts.

Wenn es nicht klappt