Was Selfdesk kann

Im Einzelnen

• Eigener Link zu eurem Space
• Space-Code für alle, die zuerst die App laden
• Eigene Landeseite mit eurem Text
• Für Google freigegeben, sobald ihr veröffentlicht

Was das heißt

Für euch: Eine Seite unter selfdesk.app/s/euer-space, auch ohne eigene Website.

Für eure Mitglieder: Sieht Tarife, Bereiche und Räume, bevor er beitritt.

Im Einzelnen

• Ein Satz über euch und euer Text
• Bis zu zwölf Fotos
• Ausstattung zum Ankreuzen
• Zugang, Zeiten und Anfahrt
• Bis zu sechs häufige Fragen
• Freie Schreibtische der nächsten Tage
• Besichtigung per Mail

Was das heißt

Für euch: Ihr schreibt die Seite in der App oder im Browser, Tarife und Räume kommen aus euren Einstellungen.

Für eure Mitglieder: Sieht vor dem Beitritt Fotos, Zeiten und was es kostet, und bucht von dort aus.

Im Einzelnen

• Domain mit und ohne www, oder eine Subdomain
• DNS-Einträge zum Kopieren, Prüfung von selbst
• Zertifikat und Weiterleitung übernimmt Selfdesk
• Euer Impressum unter /impressum
• Alte Links und Aushänge führen auf die Domain

Was das heißt

Für euch: Ein oder zwei DNS-Einträge bei eurem Anbieter, danach nennt Selfdesk überall eure Adresse. Kostet nichts extra.

Für eure Mitglieder: Findet euch unter der Adresse, die auf eurem Schild steht.

Im Einzelnen

• Tarif wählen
• AGB und Widerruf bestätigen
• Rechnungsadresse eintragen
• Zahlungsmittel hinterlegen

Was das heißt

Für euch: Kein Papier, keine Unterschrift, nichts abzutippen. Welche AGB-Fassung galt, ist mit Datum gespeichert.

Für eure Mitglieder: Fünf Minuten am Handy, ohne bei euch anzufragen.

Im Einzelnen

• Offene Verträge auf der Startseite
• Alle offenen Verträge auf einen Blick
• Bestätigen oder ablehnen
• Der Grund geht an das Mitglied
• Türen gleich mit freischalten

Was das heißt

Für euch: Ihr entscheidet, wer reinkommt. Von allein passiert nichts.

Für eure Mitglieder: Sieht, dass sein Vertrag auf Bestätigung wartet, und bekommt Bescheid.

Im Einzelnen

• Einzeln oder als Liste
• Tarif vorbelegen
• Rolle vorwählen

Was das heißt

Für euch: Ihr tippt keine fremden Daten ab.

Für eure Mitglieder: Legt Konto und Rechnungsadresse selbst an.

Im Einzelnen

• Spalten selbst zuordnen
• Tarif je Zeile
• Fester Schreibtisch je Zeile
• Türen je Zeile, auch nachträglich
• Vorschau, Import zurücknehmbar
• Einladung per Mail oder als Link zum Weiterschicken
• Gilt für jedes Konto, auch Apple mit verborgener Adresse
• Nachträglich mit einem Konto verknüpfen
• Vertragsbeginn verschieben oder Vertrag zurücknehmen, solange er nicht begonnen hat

Was das heißt

Für euch: Aus Cobot, aus Excel oder aus einer handgeführten Liste.

Für eure Mitglieder: Bekommt eine Einladung und findet seinen Vertrag vorbereitet vor.

Im Einzelnen

• Freie Schreibtische je Tag
• Bereich statt Schreibtisch bei anonymen Plätzen
• Storno frei binnen einer Stunde oder vor dem Tag

Was das heißt

Für euch: Keine Nachricht an euch nötig. Wie weit im Voraus gebucht wird, legt ihr fest.

Für eure Mitglieder: Sieht beim Buchen, der wievielte Tag im Monat das ist und was ein weiterer kostet.

Im Einzelnen

• Preis je Raum, Rabatt und Freistunden je Tarif
• Verschieben statt neu buchen
• Gast bucht ohne Konto, in euren Gastzeiten

Was das heißt

Für euch: Der Preis steht am Raum, der Tarif sagt, wie viel davon enthalten ist. Tagesgäste zahlen den Preis des Raums.

Für eure Mitglieder: Zählt bei Flex-Tarifen als Anwesenheitstag, wenn kein Schreibtisch gebucht ist.

Im Einzelnen

• Preis je Person, je Buchung, je Stück oder je Stunde
• Steuersatz je Extra, 7 % für Speisen, 19 % für Getränke
• Vorlauf je Extra, danach fest und auch bei Storno berechnet
• Gäste zahlen Raum und Extras in einem, Mitglieder buchen sie dazu
• Eine Seite Bestellungen mit der Summe je Tag

Was das heißt

Für euch: Was ihr einkaufen oder beim Café bestellen müsst, steht je Tag zusammen. Bestellt wird von Hand.

Für eure Mitglieder: Bucht Extras nach dem Raum an der Buchung dazu, sie kommen auf die Monatsrechnung. Der Tarifrabatt gilt nur für den Raum.

Im Einzelnen

• Tag wählen, den Schreibtisch sucht der Gast vor Ort aus
• Je Bereich freigegeben, auf Wunsch mit Höchstzahl am Tag
• Den Bereich wählt der Gast nur, wenn ihr das wollt
• Sofort mit Karte bezahlt, Storno bis zum Beginn
• Tür über den Link aus der Mail

Was das heißt

Für euch: Der Preis ist der Tagespreis eures Tarifs ohne Vertrag. Tagesgäste stehen mit Namen im Tagesplan, sobald sie bezahlt haben.

Für eure Mitglieder: Ein Tagesgast braucht kein Konto. Wer öfter kommt, meldet sich an und zahlt monatlich.

Im Einzelnen

• Ein Code für Räume, einer für Tagestickets
• Läuft auf der Website aus euren Space-Angaben und auf jeder Adresse, die ihr eintragt
• Gäste wählen im Rahmen, bezahlt wird mit Karte bei Stripe

Was das heißt

Für euch: Den Code kopiert ihr im Web unter Teilen und fügt ihn in eure Seite ein.

Für eure Mitglieder: Gäste brauchen dafür kein Konto.

Im Einzelnen

• Täglich, wöchentlich oder monatlich
• Endet am Buchungsfenster
• Belegte Termine werden ausgelassen, nicht überbucht
• Einzelnen Termin herausnehmen oder auf einen anderen Platz verschieben

Was das heißt

Für euch: Wer wie viel hält, steht in einer eigenen Liste — Schreibtische und Räume zusammen. In der App lässt sich dort jede Serie beenden.

Für eure Mitglieder: Sieht vor dem Buchen, welche Termine ausfallen und was die Serie kostet.

Im Einzelnen

• QR-Sticker am Schreibtisch scannen
• Oder in der App antippen
• Zählt auf das Kontingent

Was das heißt

Für euch: Ihr seht die Anwesenheit, ohne eine Liste zu führen.

Für eure Mitglieder: Ein Scan, fertig. Bei festen Schreibtischen entfällt er.

Im Einzelnen

• Buchung auf ein Mitglied anlegen
• Von Hand einchecken
• Vergangene Tage nachtragen

Was das heißt

Für euch: Im Web gibt es das nicht. Das ist eine Lücke, keine Absicht.

Für eure Mitglieder: Merkt nur, dass der Tag richtig abgerechnet wird.

Im Einzelnen

• Buchungen und Stornos, eine Serie als ein Eintrag
• Kiosk-Käufe, in der App 60 Sekunden lang rückgängig zu machen
• Türversuche, auch die gescheiterten
• Vertrag, Rechnungen, Abbuchungen, Guthaben

Was das heißt

Für euch: Die Frage „Wann wurde das abgebucht?“ beantwortet die Liste, nicht ihr.

Für eure Mitglieder: Sieht nur die eigenen Einträge, nach Bereich gefiltert. Neue erscheinen oben als Hinweis, die Liste springt nicht.

Im Einzelnen

• Auf und zu
• Kein Aufpreis je Tür
• Abschließen-Knopf nur, wenn die Tür offen ist

Was das heißt

Für euch: Kein Schlüsselbrett, keine Übergabe, kein Nachmachenlassen.

Für eure Mitglieder: Öffnet vom Startbildschirm, ohne die App zu durchsuchen.

Im Einzelnen

• Türen je Mitglied freigeben
• Entzug wirkt sofort
• Endet mit dem Vertrag von allein

Was das heißt

Für euch: Wer geht, verliert den Zugang in dem Moment, in dem der Vertrag endet.

Für eure Mitglieder: Sieht nur die Türen, die ihm offenstehen.

Im Einzelnen

• Nach 30 Tagen fällt der Name weg; Tür, Zeit und Ergebnis bleiben ohne Personenbezug
• Nicht als Anwesenheitskontrolle gedacht

Was das heißt

Für euch: Genug, um einen Vorfall zu klären, zu wenig, um jemanden zu überwachen.

Für eure Mitglieder: Die Frist steht in der Datenschutzerklärung des Space.

Im Einzelnen

• Kauf in einem Tipp
• Deckel läuft bis zum Monatsende
• Beleg in der App

Was das heißt

Für euch: Keine Kasse, keine Strichliste, kein Bargeld.

Für eure Mitglieder: Kauft ohne Portemonnaie und sieht den Deckel jederzeit.

Im Einzelnen

• Preis und Steuersatz je Produkt
• Tresenverkauf durch euch
• Eigene Rechnung je Monat

Was das heißt

Für euch: Eine Rechnung kann mehrere Steuersätze tragen. Kiosk läuft getrennt von der Miete, weil das Mitglied die Miete absetzt und die Snacks nicht.

Für eure Mitglieder: Bekommt den Kioskbeleg als eigenes Dokument.

Im Einzelnen

• Jederzeit bezahlbar
• Reste unter 0,50 € wandern in den Folgemonat

Was das heißt

Für euch: Kleinbeträge erzeugen keine Rechnung über 30 Cent.

Für eure Mitglieder: Kann zahlen, wann er will, muss aber nicht.

Im Einzelnen

• Kontingent mit Preis je weiterem Tag
• Fester Schreibtisch als Tarifmerkmal
• Reihenfolge und Sichtbarkeit
• Brutto, der Steuersatz gehört dem Space

Was das heißt

Für euch: 19 %, 7 % oder gar keiner bei Kleinunternehmerregelung — nirgends fest verdrahtet.

Für eure Mitglieder: Sieht die Preise so, wie sie auf der Rechnung stehen.

Im Einzelnen

• Karte mit Tagen oder mit Betrag
• Verfallsdatum steht vor dem Kauf
• Erinnerung vor Ablauf

Was das heißt

Für euch: Kartenleute sind bei vielen Spaces das Kerngeschäft, nicht die Fußnote.

Für eure Mitglieder: Sieht das Datum als Datum, nicht als „gültig 30 Tage“.

Im Einzelnen

• Monatlich oder einmalig
• Je Mitglied
• Läuft über die normale Rechnung

Was das heißt

Für euch: Kein zweiter Vertrag und keine Rechnung von Hand.

Für eure Mitglieder: Sieht den Posten auf derselben Rechnung.

Im Einzelnen

• Jede Person behält Vertrag und Zugang
• Ein gemeinsames Kontingent für alle Sitze
• Die Rechnung geht an den Rechnungskontakt der Firma
• Ein Tarif für alle Sitze, ohne festen Schreibtisch

Was das heißt

Für euch: Die Firma bekommt eine Rechnung, Zugang und Buchungen bleiben trotzdem je Person.

Für eure Mitglieder: Sieht, wie viele Tage im gemeinsamen Topf noch frei sind, aber keine Beträge und keine Termine der Kollegen.

Im Einzelnen

• Preis am Mitglied, nicht am Tarif
• Wird aus dem gehaltenen Tarif abgeleitet
• Alle anderen behalten ihren Preis

Was das heißt

Für euch: Der Freundschaftspreis für den ersten Mieter, ohne einen Schattentarif anzulegen.

Für eure Mitglieder: Merkt nichts davon außer dem Betrag.

Im Einzelnen

• Vertipper korrigieren, auch für vergangene Monate, ohne dass jemand zustimmen muss
• Neue Preise ab einem künftigen Monat, bis dahin gilt der alte
• Je Änderung für alle, für alle, die zustimmen, oder nur für neue Mitglieder
• Vor dem Speichern steht, was abgerechnet bleibt und was neu gerechnet wird
• Geplante Preise ändern oder zurückziehen, solange ihr Monat nicht begonnen hat

Was das heißt

Für euch: Ihr korrigiert einen Preis am Tarif selbst, ohne zweiten Tarif und ohne Umzug.

Für eure Mitglieder: Sieht einen angekündigten Preis mit seinem Datum, bevor er gilt.

Im Einzelnen

• Preis je Abrechnungsmonat auf einen Blick
• Jeder Eintrag mit Fassung, Person, Anlass und Zahl der Rechnungen
• Sondervereinbarungen und Umbenennungen im selben Verlauf

Was das heißt

Für euch: Wenn ein Mitglied fragt, warum es im August mehr gezahlt hat, steht die Antwort da.

Im Einzelnen

• Je Preisänderung, wer noch nicht zugestimmt hat und was er weiter zahlt
• Einzeln oder alle auf einmal erinnern
• Den neuen Preis für ein Mitglied ab dem nächsten Monat berechnen
• Zustimmung zur gültigen Fassung des Preisverzeichnisses nachträglich einholen

Was das heißt

Für euch: Niemand wird gesperrt, weil sich ein Preis ändert.

Für eure Mitglieder: Bucht und öffnet die Tür weiter, auch ohne Zustimmung.

Im Einzelnen

• Vorschau je Mitglied vor dem Lauf
• Miete, Kiosk und Abo als getrennte Dokumente
• Nummernkreis läuft durch

Was das heißt

Für euch: Die einzige terminierte Aufgabe, die Selfdesk euch übriglässt.

Für eure Mitglieder: Bekommt die Rechnung per Mail und in der App.

Im Einzelnen

• Auszahlung direkt auf euer Konto
• Apple Pay und Google Pay
• Wir fassen das Geld nicht an

Was das heißt

Für euch: Kein eigener Vertrag mit einem Zahlungsanbieter, keine Beteiligung an euren Mitgliedsbeiträgen.

Für eure Mitglieder: Hinterlegt das Zahlungsmittel einmal.

Im Einzelnen

• Je Space einschalten, allein oder neben Karte und Lastschrift
• Bietet ihr beides an, wählt das Mitglied
• Kein Bezahlt-Zeichen und kein Bezahlt-Setzen von Hand
• Der Kiosk wird weiter eingezogen

Was das heißt

Für euch: Ihr gleicht die Eingänge auf eurem Konto selbst ab. Selfdesk sieht sie nicht.

Für eure Mitglieder: Überweist die Miete nach der Rechnung. Für den Kiosk braucht es weiter Karte oder Lastschrift.

Im Einzelnen

• Fehlgeschlagene Einzüge
• Erneut versuchen
• Mitglied anschreiben

Was das heißt

Für euch: Ihr müsst nicht nachhalten, wer noch nicht gezahlt hat.

Für eure Mitglieder: Wird erinnert, bevor ihr euch melden müsst.

Im Einzelnen

• Kein Export, kein Abtippen
• Fehlerprotokoll, wenn etwas hängt

Was das heißt

Für euch: Andere Buchhaltungen wie DATEV sind nicht angebunden.

Im Einzelnen

• Rechnungen als PDF
• Übersicht als CSV
• Monat frei wählbar

Was das heißt

Für euch: Alle Rohdaten ohne Rückfrage bei uns — einer der fünf Maßstäbe, an denen ihr uns messen könnt.

Im Einzelnen

• Alle Rechnungen als PDF
• Kiosk-Belege getrennt
• Ein Jahr oder Monat als ZIP mit CSV-Liste
• Rechnungsadresse selbst ändern

Was das heißt

Für euch: Keine Mail mehr mit „kannst du mir die Rechnung vom März nochmal schicken“.

Für eure Mitglieder: Lädt sie jederzeit selbst, auch nach dem Austritt.

Im Einzelnen

• Tarif und Raum mit Fassung und Datum unter den Summen
• Sonderpreise als „Berechnet nach Vereinbarung“
• Bei Lexware Office im Schlusstext
• Positionen werden beim Erzeugen festgehalten und nie neu gerechnet

Was das heißt

Für euch: Fragt jemand nach einem Preis, steht auf der Rechnung, welcher Stand galt.

Für eure Mitglieder: Sieht, welcher Preisstand für die Rechnung galt.

Im Einzelnen

• Laufender Tarif mit Kontingentstand
• Wechsel wirkt zum Monatsersten
• Vertragshistorie

Was das heißt

Für euch: Ein Wechsel erzeugt keine Arbeit und keinen Zwischenmonat von Hand.

Für eure Mitglieder: Sieht vorher, was der neue Tarif kostet und ab wann er gilt.

Im Einzelnen

• Kündigung zum Monatsende
• Bestätigung per Mail
• Zugang endet mit dem Vertrag

Was das heißt

Für euch: Ihr erfahrt es sofort und müsst nichts von Hand beenden.

Für eure Mitglieder: Kein Kündigungsschreiben, keine Frist, die er suchen muss.

Im Einzelnen

• Vertrag als PDF
• Bestätigte AGB-Fassung mit Datum
• Widerrufsbelehrung

Was das heißt

Für euch: Ihr könnt belegen, welche Fassung jemand bestätigt hat.

Für eure Mitglieder: Hat seine Unterlagen ohne Nachfrage.

Im Einzelnen

• Heute und jeder andere Tag
• Wer eingecheckt ist
• Freie Plätze

Was das heißt

Für euch: Die Frage „ist morgen noch was frei“ beantwortet ihr in zwei Sekunden.

Im Einzelnen

• Zeitraum wählen
• Stornierte inklusive
• CSV-Download

Was das heißt

Für euch: Für die Steuer, für den Vermieter, für eine eigene Auswertung.

Im Einzelnen

• Umsatz je Monat, getrennt nach Schreibtischen und Räumen
• Vorhersage der Auslastung
• Verträge, die in 30, 60 oder 90 Tagen enden

Was das heißt

Für euch: Nicht auffindbare Kennzahlen sind eine der häufigsten Klagen über die großen Anbieter.

Im Einzelnen

• Neue Verträge und Kündigungen
• Buchungen und Stornos
• Änderungsprotokoll

Was das heißt

Für euch: Ein Blick statt fünf Bildschirme.

Im Einzelnen

• Bereiche wie „Großraum“ oder „Hinterzimmer“
• Schreibtische einzeln oder als Block
• Anonyme Bereiche ohne Schreibtischnummern

Was das heißt

Für euch: Wer keine Schreibtischnummern an der Wand hat, braucht auch keine in der Software.

Für eure Mitglieder: Bucht je nach Einstellung einen Schreibtisch oder nur einen Bereich.

Im Einzelnen

• Größe und Ausstattung
• Preis je Stunde je Raum, brutto
• Öffentlich buchbar oder nicht

Was das heißt

Für euch: Telefonbox und Seminarraum kosten, was ihr für jeden eintragt. Ein Raum kann auch ohne Konto von außen buchbar sein.

Für eure Mitglieder: Sieht, was der Raum kostet, bevor er bucht.

Im Einzelnen

• Öffnungszeiten je Wochentag
• Buchungsfenster in Tagen
• Buchbare Zeitfenster

Was das heißt

Für euch: Das Fenster begrenzt auch, wie lang eine Serie laufen darf.

Für eure Mitglieder: Sieht nur Tage, die tatsächlich buchbar sind.

Im Einzelnen

• Sticker je Schreibtisch
• Bogen für alle Schreibtische
• Aushang-Poster für die Wand

Was das heißt

Für euch: Der Sticker führt auch Leute ohne App auf die richtige Seite.

Für eure Mitglieder: Scannt und ist eingecheckt.

Im Einzelnen

• Logo und Akzentfarbe
• Heller und dunkler Modus
• Gilt in App und Web

Was das heißt

Für euch: Kein White-Label, aber euer Space sieht nach euch aus.

Für eure Mitglieder: Erkennt seinen Space wieder.

Im Einzelnen

• Registrieren und Anmelden auf einem Weg, mit sechsstelligem Code
• Google im Web und in der App
• Apple im Web und in der App
• Passwort freiwillig, mindestens 12 Zeichen
• Neuer Code aus der Mail vor Passwort, Space löschen und Exporten

Was das heißt

Für euch: Ihr verwaltet keine Passwörter.

Für eure Mitglieder: Bleibt angemeldet, solange die App innerhalb von 180 Tagen wieder geöffnet wird, der Browser innerhalb von 30.

Im Einzelnen

• Face ID oder Code
• Deutsch und Englisch
• Heller und dunkler Modus
• Push an oder aus

Was das heißt

Für eure Mitglieder: Stellt es selbst ein, ohne euch zu fragen.

Im Einzelnen

• Vorlage ausfüllen oder eigene hochladen
• Fassungen mit Datum
• Vorschau der nächsten Fassung mit allem, was sich ändert
• Das Preisverzeichnis entsteht bei jeder Preisänderung von selbst, mit angekündigten Preisen und ihrem Monat
• Zustimmung wird protokolliert

Was das heißt

Für euch: Drei Dokumente entstehen aus euren Angaben, die Nutzungsbedingungen ladet ihr selbst hoch.

Für eure Mitglieder: Sieht beim Beitritt genau die Fassung, der er zustimmt.

Im Einzelnen

• In App und Web unter Einstellungen → Konto, mit zwei Bestätigungen
• Ohne App über eine öffentliche Seite, mit Bestätigung per Mail
• Der Zugang endet sofort, der Vertrag zum Monatsende
• Rechnungen bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist

Was das heißt

Für euch: Ihr müsst nichts tun und nichts belegen.

Für eure Mitglieder: Kein Schreiben an den Support nötig.