Aufbewahrung acht Jahre
Rechnungen, Belege, Zahlungen und Buchungen werden nicht automatisch gelöscht. Sie tragen die achtjährige Belegaufbewahrung.
Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren. Selfdesk löscht sie deshalb nicht von selbst. Ein nächtlicher Lauf räumt andere Daten nach ihrer Frist auf, lässt die steuerrelevanten aber stehen.
| Wird nicht automatisch gelöscht | Wird nach Frist geräumt |
|---|---|
| Rechnungen und Kiosk-Belege | Personenbezug im Türlog |
| Zahlungen | Prüfprotokoll |
| Verträge und Vertragsdokumente | Nachweise zur Zustimmung |
| Reservierungen, Raumbuchungen, Kiosk-Käufe | zurückgezogene Importzeilen und abgeschlossene Löschanträge |
Was daraus folgt:
- Löscht ein Mitglied sein Konto, verschwinden seine Rechnungen nicht. Der Personenbezug wird anonymisiert, die Belege bleiben. Anders ginge es nicht, ohne deine Buchführung zu zerreißen.
- Du bist für die Aufbewahrung verantwortlich, nicht Selfdesk. Zieh dir die Belege regelmäßig heraus, statt dich auf einen Zugang zu verlassen.
- Der Monatsexport liefert ein ZIP mit allen Rechnungen und Kiosk-Belegen eines Monats als PDF plus eine CSV-Liste. Fehlende PDFs werden dabei erzeugt.
- Der Monat ist das Belegdatum, nicht der abgerechnete Zeitraum. Die Abo-Rechnung für den kommenden Monat entsteht im laufenden und wird dort gebucht.
- Jeder Export wird protokolliert. Er ist ein Massenzugriff auf die Rechnungsdaten aller Mitglieder.
- Eingangsrechnungen laufen nicht durch Selfdesk. Deine Miete, dein Strom und die Abrechnung deines Zahlungsdienstleisters kommen von woanders.
Was wie lange gespeichert wird, steht in Was wie lange gespeichert wird.